PDF-i saab Wordi dokumendiks teisendada mitmel moel – alates tasuta veebilehtedest kuni Wordi endani. Küsimus pole selles, kas see õnnestub, vaid selles, kui palju aega kulub hiljem küljenduse korrastamisele. Enamasti sööbki just korrastamine, mitte teisendamine ise, kogu aja ära.
Kõigepealt selgitage välja, milline PDF teil on
Sellest sõltub kõik. Avage fail ja proovige teksti hiirega märgistada.
Tekst märgistub – teil on digitaalne PDF. Teisendustulemus on täpne, sest tekst on failis juba olemas.
Tekst ei märgistu, kogu lehekülg märgistub nagu pilt – teil on skann. Sel juhul on enne teisendamist vaja tekstituvastust (OCR) ja tulemus sõltub skanni kvaliteedist. Lähemalt kirjutame sellest artiklis mis on OCR.
Kus küljendus kõige sagedamini laguneb
Teisendusprogrammid ei erine mitte selle poolest, kas nad tähed ära tunnevad, vaid selle poolest, mida nad paigutusega teevad. Probleemid tekivad tavaliselt just siin.
- Veerud. Kahes veerus tekst muutub nõrgemates programmides üheks segapudruks, kus vasaku ja parema poole read lähevad omavahel sassi.
- Tabelid. Neist saavad kas päris Wordi tabelid või hulk tekstikaste, mida hiljem muuta ei saa.
- Päised ja jalused. Kui programm ei tunne neid päiste ja jalustena ära, kiiluvad need igal leheküljel teksti vahele.
- Fondid. Kui originaalfonti süsteemis pole, asendatakse see sarnasega – ja dokument „paisub“ mitme lehekülje võrra.
Mida teha enne teisendamist
Otsustage, mida te tulemusest vajate. Kui on vaja vaid paari lõiku – ärge teisendage kogu dokumenti. Teksti ja tabeleid saab kopeerida otse PDF-ist koos vormindusega ning see võtab sekundeid.
Kui tegu on skanniga – kontrollige keelt. Märkige enne tuvastamist, mis keeles dokument on. Eestikeelne tekst, mida tuvastatakse inglise keele seadistusega, tuleb nii paljude vigadega, et parandamine võtab kauem aega kui ümberkirjutamine.
Kui skann on viltu – parandage seda enne, mitte pärast. Perspektiivi ja tausta parandamine enne tuvastamist muudab tulemust palju rohkem kui ükskõik millised seaded hiljem.
Millal Word pole õige vastus
Sage olukord: inimesel pole vaja dokumenti ümber kirjutada, vaid ainult selles otsida või midagi parandada. Siis pole Wordiks teisendamist üldse vaja.
Kui on vaja otsida – sobib otsitav PDF, milles pilt jääb puutumata ja selle alla lisatakse nähtamatu tekstikiht. Dokument näeb välja nagu originaal, aga otsing töötab.
Kui on vaja parandada paari sõna – PDF-i saab muuta otse. Head programmid võimaldavad teksti muuta lõikude kaupa, nii et lõigu küljendus kohandub muudatustega ega lagune pärast esimese sõna lisamist.
Kui on vaja tabeli andmeid – teisendage mitte Wordi, vaid Excelisse. See on eraldi funktsioon ja tulemus on märksa korrektsem.
Tasuta teisendusveebidest
Tehniliselt need töötavad. Kuid on üks asi, millele tasub enne faili üleslaadimist mõelda: saadate dokumendi tundmatusse serverisse tundmatus riigis. Leping, arve, töötaja andmed, arstitõend – kõik, mis dokumendis on, satub kolmanda osapoole kätte.
Kui dokumentides on isikuandmeid, pole see lihtsalt ebameeldiv – see on andmete edastamine, mille eest vastutate isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) järgi teie. Teie arvutis töötaval programmil seda probleemi põhimõtteliselt pole: fail ei lähe kuhugi.
Lühidalt
- Kõigepealt vaadake, kas PDF on tekstipõhine või skann – sellest sõltub kogu edasine käik.
- Skanni puhul määrake kindlasti õige keel ja parandage pilt enne tuvastamist.
- Kui on vaja otsida – valige otsitav PDF, mitte Word.
- Kui on vaja tabelite andmeid – teisendage Excelisse.
- Konfidentsiaalsete dokumentide puhul vältige tasuta veebiteisendajaid.
Kui soovite proovida, kuidas FineReader teie dokumentidega hakkama saab – prooviversioon on tasuta.
PDF-i teisendavad Wordiks kõik ABBYY versioonid: FineReader PDF Standard ja FineReader PDF Corporate – Windowsi arvutitele, FineReader PDF for Mac – Macile. Litsentsi saate osta meie e-poest, võti saadetakse e-postiga.