Перевести PDF в Word можно десятком способов – от бесплатных сайтов до самого Word. Вопрос не в том, получится ли, а в том, сколько времени вы потом потратите на исправление макета. Чаще всего именно исправление, а не сама конвертация, съедает всё время.
Сначала разберитесь, какой у вас PDF
От этого зависит всё. Откройте файл и попробуйте выделить текст мышью.
Текст выделяется – у вас цифровой PDF. Конвертация будет точной, потому что буквы в файле уже есть.
Текст не выделяется, выделяется вся страница как картинка – у вас скан. В этом случае перед конвертацией понадобится распознавание текста (OCR), и результат будет зависеть от качества скана. Подробнее об этом – в статье что такое OCR.
Где чаще всего ломается макет
Программы для конвертации различаются не столько качеством распознавания текста, сколько тем, как они сохраняют разметку документа. Вот где обычно возникают проблемы.
- Колонки. Текст в две колонки в слабых программах превращается в мешанину, где строки из левой и правой части перемешиваются.
- Таблицы. Они становятся либо настоящими таблицами Word, либо кучей текстовых полей, которые потом невозможно редактировать.
- Заголовки и колонтитулы. Если программа не распознаёт их как колонтитулы, они вклиниваются в текст на каждой странице.
- Шрифты. Когда исходного шрифта в системе нет, он заменяется похожим – и документ «разрастается» на несколько страниц.
Что сделать перед конвертацией
Решите, что вам нужно получить. Если нужно взять лишь несколько абзацев – не конвертируйте весь документ. Текст и таблицы можно скопировать прямо из PDF с сохранением форматирования, и это занимает секунды.
Если это скан – проверьте язык. Перед распознаванием укажите, на каком языке документ. При распознавании русского текста с выбранным английским языком получается столько ошибок, что исправлять их дольше, чем перепечатать текст.
Если скан перекошен, исправьте изображение до распознавания, а не после. Выравнивание перспективы и очистка фона перед распознаванием меняют результат гораздо сильнее, чем любые настройки потом.
Когда Word – не лучший ответ
Частая ситуация: человеку нужно не редактировать документ, а только искать в нём или кое-что поправить. Тогда переводить в Word вообще не нужно.
Если нужно искать – подойдёт PDF с возможностью поиска: изображение остаётся нетронутым, а под ним добавляется невидимый текстовый слой. Документ выглядит как оригинал, но поиск работает.
Если нужно исправить пару слов – PDF можно редактировать напрямую. Хорошие программы позволяют править текст абзацами: абзац перестраивается по всей странице, а не разваливается после первого вставленного слова.
Если нужны данные из таблицы – конвертируйте не в Word, а в Excel. Это отдельная функция, и результат получается заметно аккуратнее.
О бесплатных сайтах-конвертерах
Технически они работают. Но есть момент, о котором стоит подумать, прежде чем загружать файл: вы отправляете документ на неизвестный сервер в неизвестной стране. Договор, счёт, данные сотрудника, медицинская справка – всё, что есть в документе, оказывается у третьего лица.
Если в документах есть персональные данные, это не просто неприятно – это передача данных, за которую по GDPR отвечаете вы. У программы, которая работает на вашем компьютере, такой проблемы нет в принципе: файл никуда не уходит.
Коротко
- Сначала посмотрите, текстовый у вас PDF или скан, – от этого зависит весь процесс.
- Для скана обязательно укажите правильный язык и исправьте изображение до распознавания.
- Нужен поиск – выбирайте PDF с возможностью поиска, а не Word.
- Нужны данные из таблиц – конвертируйте в Excel.
- С конфиденциальными документами избегайте бесплатных онлайн-конвертеров.
Хотите проверить, как FineReader справится с вашими документами, – пробная версия бесплатна.
PDF в Word конвертируют все версии ABBYY: FineReader PDF Standard и FineReader PDF Corporate – для компьютеров с Windows, FineReader PDF for Mac – для Mac. Лицензию можно купить в нашем магазине, ключ присылается по электронной почте.