Arved, lepingu lisad ja tõendid saabuvad sageli eraldi failidena – kolm PDF-i, kaks fotot telefonist ja veel üks Wordi dokument. Sellist komplekti on ebamugav saata ja saaja palub niikuinii „üht faili“. Selles artiklis räägime, kuidas liita PDF-failid üheks dokumendiks ja seada leheküljed vajalikku järjekorda, ilma et kvaliteet halveneks.
Mida tuleb teada enne liitmist
Liita saab mitte ainult PDF-e. Ühisesse dokumenti on sageli vaja lisada ka skannitud lehti, JPG-fotosid või Wordi faili. Kui vähemalt üks neist on skann või foto, on see lehekülg lõplikus PDF-is lihtsalt pilt – selles ei tööta otsing ja teksti ei saa kopeerida. Miks see nii on, selgitasime artiklis mis on OCR. Seepärast on kõige parem tekst liitmise käigus kohe ka tuvastada.
Kuidas liita faile ABBYY FineReader PDF-iga
- Avage FineReader PDF ja valige PDF-i loomine mitmest failist.
- Lisage kõik vajalikud failid – PDF, Word, Excel, JPG või muud. Need võib lihtsalt hiirega aknasse lohistada.
- Seadke failid sellesse järjekorda, milles need peavad olema lõplikus dokumendis.
- Märkige, et tekst tuleb tuvastada, kui failide hulgas on skanne või fotosid.
- Vajutage loomise nuppu ja salvestage saadud PDF.
Juba liidetud dokumendis saab lehekülgi teisaldada, pöörata, kustutada või uusi lisada – kõike ei pea otsast peale tegema.
Kuidas lisada lehekülgi olemasolevale PDF-ile
Kui dokument on juba olemas ja vaja on lisada vaid üks leht, avage see FineReader PDF-i redaktoris ja lisage leheküljed teisest failist, skannerist või fotolt. Nii on mugav näiteks lisada lepingule allkirjastatud viimane lehekülg, mis skanniti eraldi.
Kas tasuta veebiprogrammid sobivad
Kahe ebaolulise faili jaoks – sobivad. Kuid tasuta veebipõhised PDF-ide liitmise teenused piiravad enamasti failide mahtu või arvu, ei tuvasta skannitud teksti ja, mis kõige tähtsam, laadivad teie dokumendid üles võõrasse serverisse. Arvete, lepingute ja isikuandmeid sisaldavate dokumentide puhul on see risk, mida on parem vältida. FineReader PDF liidab faile teie arvutis.
Mõned nõuanded
- Enne liitmist nimetage failid järjekorra järgi ümber (01, 02, 03…) – nii on neid lihtsam reastada.
- Kui lõplik fail tuli e-postiga saatmiseks liiga suur, saab seda vähendada – kuidas seda teha, kirjutame artiklis kuidas vähendada PDF-faili mahtu.
- Arhiivi minevad dokumendid salvestage PDF/A-vormingus – lähemalt artiklis PDF/A ja arhiveerimine.
Millist FineReaderi versiooni valida
Failide liitmiseks, lehekülgede haldamiseks ja tekstituvastuseks piisab ABBYY FineReader PDF Standard versioonist (Windows). Corporate versioon võrdleb lisaks dokumente ja töötleb automaatselt jälgitavasse kausta jõudnud faile. Maci arvutitele on mõeldud FineReader PDF for Mac. Kõigi versioonide erinevused leiate võrdlustabelist.