Lepingus on vaja muuta üht summat, tõendil parandada perekonnanime või täiendada vana juhendit – aga teil on ainult skannitud dokument. Klõpsate tekstil ja midagi ei juhtu. Põhjus on selles, et skann on paberist tehtud pilt: arvuti jaoks pole selles tähti, vaid ainult punktid. Kuidas see toimib, kirjutasime lähemalt artiklis mis on OCR.
Esimene samm on alati sama – tekstituvastus
Et skannitud teksti saaks muuta, peab programm selle esmalt tuvastama (OCR) – muutma punktid tähtedeks, sõnadeks ja ridadeks. ABBYY FineReader PDF teeb seda automaatselt kohe, kui skanni avate: tuvastab teksti 198 keeles, sealhulgas eesti keeles, ning säilitab lehekülje paigutuse – veerud, tabelid, pealkirjad.
Seejärel valige üks kolmest võimalusest – sõltuvalt sellest, kui palju teksti on vaja muuta.
1. võimalus. Paari sõna parandamine otse PDF-failis
Sobib, kui on vaja muuta kuupäeva, summat, nime või üht lauset. Avage skann FineReader PDF-is ja lülitage sisse muutmisrežiim. Programm tuvastab teksti taustal ja seda saab parandada peaaegu nagu Wordi dokumendis: kustutada, kirjutada uut, muuta rida. Font valitakse originaalile võimalikult lähedane, ülejäänud lehekülg jääb muutmata.
Oluline: muuta tohib ainult neid dokumente, mille muutmiseks teil on õigus, näiteks oma lepingute kavandeid, sisedokumente ja arhiivikoopiaid. Allkirjastatud dokumentide muutmine on hoopis teine teema.
2. võimalus. Teisendamine Wordiks, kui muuta on vaja palju
Kui suur osa dokumendist tuleb ümber kirjutada või soovite dokumenti kasutada mallina, on mugavam teisendada see muudetavaks Wordi failiks. Tabelid teisendatakse muudetavateks tabeliteks, mitte piltideks, ning loendid säilivad loenditena. Pärast teisendamist tasub üle vaadata keerukamad kohad: ühendatud lahtrid, joonealused märkused, tekst taustal. Täpsemalt kirjutame sellest artiklis kuidas teisendada PDF Wordiks.
3. võimalus. Telefoniga pildistatud dokument
Skannerit pole? FineReader avab ka fotosid (JPG, PNG, TIFF), seega saab telefoniga pildistatud lehe samamoodi tuvastada ja muuta. Tulemus tuleb hea, kui:
- leht on pildistatud otse ülevalt, mitte nurga alt;
- valgustus on ühtlane, ilma telefoni või käe varjuta;
- kogu leht mahub kaadrisse ega ole kokku murtud.
Kvaliteet määrab tulemuse
Enamiku tuvastusvigade põhjus pole programm, vaid skann. Mõned nõuanded, mis säästavad kõige rohkem aega:
- skannige 300 dpi eraldusvõimega – väiksem eraldusvõime on peenikese kirja jaoks liiga väike, suurem ainult suurendab faili;
- tekstidokumentide puhul valige halltoonid või värvirežiim, mitte range must-valge – nii ei kao tähtede peened jooned;
- viltuse lehekülje sirgendab programm ise, kuid sirgeks tõmmatud paber annab alati parema tulemuse.
Kas tasuta veebiprogrammid sobivad?
Ühe ebaolulise lehe jaoks – sobivad. Kuid enamik tasuta veebipõhiseid OCR-teenuseid piirab lehekülgede arvu, säilitab tabeleid kehvasti ja, mis kõige tähtsam, laadib faili üles võõrasse serverisse. Lepingute, arvete ja isikuandmeid sisaldavate dokumentide puhul on see risk, mida on parem vältida. FineReader PDF töötleb dokumente teie arvutis.
Millist FineReaderi versiooni valida
Skannitud dokumentide muutmiseks ja Wordiks teisendamiseks piisab ABBYY FineReader PDF Standard versioonist (Windows). Corporate versioon võrdleb lisaks eri vormingus dokumente ja töötleb automaatselt jälgitavasse kausta jõudnud faile. Maci arvutitele on mõeldud FineReader PDF for Mac. Kõigi versioonide erinevused leiate võrdlustabelist.