Счета, приложения к договору и справки часто приходят отдельными файлами – три PDF, две фотографии с телефона и ещё один документ Word. Отправлять такой набор неудобно, а получатель всё равно попросит «один файл». В этой статье – как объединить PDF-файлы в один, расставить страницы в нужном порядке и не потерять качество.
Что нужно знать перед объединением
Объединять можно не только PDF. В общий документ часто нужно добавить и отсканированные листы, фотографии JPG или файл Word. Если хотя бы один из них – скан или фото, в итоговом PDF эта страница будет просто картинкой: в ней не будет работать поиск и нельзя будет скопировать текст. Почему так происходит, мы объяснили в статье что такое OCR. Поэтому при объединении файлов лучше сразу распознать текст на отсканированных страницах.
Как объединить файлы в ABBYY FineReader PDF
- Откройте FineReader PDF и выберите создание PDF из нескольких файлов.
- Добавьте все нужные файлы – PDF, Word, Excel, JPG и другие. Их можно просто перетащить мышью в окно.
- Расставьте файлы в том порядке, в котором они должны идти в итоговом документе.
- Отметьте распознавание текста, если среди файлов есть сканы или фотографии.
- Нажмите кнопку создания и сохраните полученный PDF.
В уже объединённом документе страницы можно перемещать, поворачивать, удалять или вставлять новые – переделывать всё заново не нужно.
Как добавить страницы в существующий PDF
Если документ уже есть и нужно лишь добавить ещё один лист, откройте его в PDF-редакторе FineReader и вставьте страницы из другого файла, со сканера или с фотографии. Так удобно, например, добавить к договору подписанную последнюю страницу, которую сканировали отдельно.
Подойдут ли бесплатные онлайн-сервисы
Для двух неважных файлов – подойдут. Но бесплатные онлайн-сервисы для объединения PDF обычно ограничивают размер или количество файлов, не распознают отсканированный текст и, главное, загружают ваши документы на чужой сервер. Для счетов, договоров и документов с персональными данными это риск, которого лучше избежать. FineReader PDF объединяет файлы на вашем компьютере.
Несколько советов
- Перед объединением переименуйте файлы по порядку (01, 02, 03…) – так их проще расставить.
- Если итоговый файл получился слишком большим для отправки по электронной почте, его можно уменьшить – как это сделать, рассказываем в статье как уменьшить размер PDF-файла.
- Документы для архива сохраняйте в формате PDF/A – подробнее в статье об архивировании в PDF/A.
Какую версию FineReader выбрать
Для объединения файлов, работы со страницами и распознавания текста достаточно ABBYY FineReader PDF Standard (Windows). Версия Corporate дополнительно сравнивает документы и автоматически обрабатывает файлы из отслеживаемой папки. Для компьютеров Mac предназначен FineReader PDF for Mac. Различия всех версий – в таблице сравнения.