Нужно изменить одну сумму в договоре, исправить фамилию в справке или дополнить старую инструкцию – а у вас есть только отсканированный документ. Вы щёлкаете по тексту, и ничего не происходит. Так получается потому, что скан – это фотография бумаги: для компьютера в нём нет букв, только точки. Как это устроено, мы подробнее рассказали в статье что такое OCR.
Первый шаг всегда один и тот же – распознавание текста
Чтобы отсканированный текст можно было редактировать, программа сначала должна его распознать (OCR) – превратить точки в буквы, слова и строки. ABBYY FineReader PDF делает это автоматически, как только вы открываете скан: распознаёт текст на 198 языках, в том числе на русском и литовском, и сохраняет разметку страницы – колонки, таблицы, заголовки.
Дальше выберите один из трёх способов – в зависимости от того, сколько текста нужно изменить.
Способ 1. Исправить несколько слов прямо в PDF
Подходит, когда нужно заменить дату, сумму, фамилию или одно предложение. Откройте скан в FineReader PDF и включите режим редактирования. Программа распознаёт текст в фоновом режиме, и его можно править почти как в документе Word: удалить, вписать новый, заменить строку. Программа подбирает шрифт, максимально близкий к оригинальному, а остальная часть страницы остаётся без изменений.
Важно: исправлять можно только те документы, которые вы вправе изменять, – свои проекты договоров, внутренние документы, архивные копии. Изменение подписанных документов – совсем другая тема.
Способ 2. Перевести в Word, когда менять нужно много
Если большую часть документа нужно переписать или вы хотите использовать документ как шаблон, удобнее перевести его в редактируемый файл Word. Таблицы становятся настоящими таблицами, а не картинками, списки – списками. После конвертации стоит проверить сложные места: объединённые ячейки, сноски, текст на фоне. Подробнее об этом – в статье как перевести PDF в Word.
Способ 3. Фото документа на телефон
Нет сканера? FineReader открывает и фотографии (JPG, PNG, TIFF), поэтому снятый на телефон лист можно точно так же распознать и отредактировать. Результат будет хорошим, если:
- лист снят строго сверху, а не под углом;
- освещение равномерное, без тени от телефона или руки;
- весь лист попадает в кадр и не согнут.
Качество определяет результат
Большинство ошибок распознавания вызывает не программа, а скан. Несколько советов, которые экономят больше всего времени:
- сканируйте с разрешением 300 dpi – меньшего разрешения для мелкого шрифта недостаточно, большее только увеличивает файл;
- для текстовых документов выбирайте оттенки серого или цветной режим, а не строгий чёрно-белый – так не пропадают тонкие линии букв;
- кривую страницу программа выровняет сама, но расправленная бумага всегда даёт лучший результат.
Подойдут ли бесплатные онлайн-сервисы?
Для одного неважного листа – подойдут. Но большинство бесплатных онлайн-сервисов OCR ограничивают число страниц, плохо сохраняют таблицы и, главное, загружают файл на чужой сервер. Для договоров, счетов и документов с персональными данными это риск, которого лучше избежать. FineReader PDF обрабатывает документы на вашем компьютере.
Какую версию FineReader выбрать
Для редактирования отсканированных документов и перевода в Word достаточно ABBYY FineReader PDF Standard (Windows). Версия Corporate дополнительно сравнивает документы в разных форматах и автоматически обрабатывает файлы из отслеживаемой папки. Для компьютеров Mac предназначен FineReader PDF for Mac. Различия всех версий – в таблице сравнения.